情報共有ツールで差をつける！
2022年9月20日
㈱Vコンサル 代表経営コンサルタント 野澤 周永
（１）社内のスケジュール管理
あなたの会社では、皆さんの今日のスケジュールが頭に入っていますか？もし、所在が不明なら、どこに行っているか確認ができますか？よく、ホワイトボードの行き先表示板で行き先をボードマーカーで記載しているが、途中で変更した時に修正し忘れる、もしくはホワイトボードの掲示したある場所にいないために、連絡しそこなうといったことが良くあります。もしくは、たとえば、会議室が社内に二つあって、「明日の〇時から1時間使いたい」という時に予約する仕組みやルールがないために、使えるのかどうかわからない。お客様が見えて使おうとしたら、先に使っている人がいて、社外のカフェにお客様を連れ出さざるを得なくなるといったことが起こり得ます。どうしたらよいかといえば、簡単で、サイボウズのようなクラウドのスケジュール管理アプリを使うことです。こういったアプリなら、いつでも予定の修正ができますし、会議室の使用予約をすることもできます。大変便利なツールですが、ただ一点どうしても外せないルールがあるとすれば、「必ずスケジュールを全員が書くこと、そして変更したら直ちに修正するルールを守ること」です。つまり、スケジュール管理の文化を作ることが第一です。
（２）情報共有ツールの活用
例えば、だれかが客先と打合せをした場合に、よくメールのCCで共有を掛けることがよくあります。これも良い方法とはいえますが、返信の際に、「全員に返信」としなかったために、関係者に情報共有漏れを起こすことがよくあります。これを防ぐには、より確実に大事なことを社内で共有するためのツールの活用が有用です。たとえば、マイクロソフトのTeamsのチームズやチャットを活用することです。Teamsは、グループラインのようにある一定の範囲（プロジェクトチームなど）での情報共有が常にできますし、全員がワンチームとなり、情報共有したければ、Teamsのグループを全員対象に作ればよいのです。ステイホームの人を含めたリモート会議をしたい時も、Teamsの会議機能を活用すれば簡単です。また、話しによっては特定の相手との情報共有を図りたい、他の人には当面は知らせないで特定の人と協議したいといった場合は、Teamsのチャットを使えば、それも可能です。チームズやチャットは、ファイルの添付もできますから、ファイル共有も容易です。
（３）営業・事業データベースの活用
誰かが社外の人と名刺交換をします。その方は何らかの会社に属しているなど企業・組織に属している場合がほとんどです。この企業からの営業案件の相談があった時は、どのような案件かを共有できると、次の対応がとりやすくなりますし、仮にその案件について、営業上の先方とのやり取りがあったり、受注後の打合せがあったりした場合は、どのような経緯で話が進行しているかなどを社内の関係者にいちいち説明していくのは容易ではありません。そんなとき、例えばKintoneなどのデータベースツールを活用すれば、顧客ごと、企業ごと、案件ごと、活動ごとの推移などが簡単に状況共有できます。そして、それらのデータベースで統計データとして整理することもできます。Kintoneでは例えば各人が日報のデータベースを作っておけば、1か月の勤務管理表も入力の集計だけで簡単にできますので、省力化や「働き方改革」にもつながります。
（４）NASや外部データアーカイブの利用
これらの情報共有のデータが少ない時はKintoneだけで済みますが、長く使っているとどうしてもデータ量が増えていきますので、容量がオーバーしてしまいます。そこで有用なのが社内外の大容量をストックできる「アーカイブ(書庫)」の利用です。例えば、画像データや動画データが多数ある、図面などのデータがあるといった場合は、社内共有ツール内に収納できない事態がおきます。そのために、社内にＮＡＳなどのファイルを収納する大容量のアーカイブを用意するまたは、外部のデータセンターを利用するといったことが有効な手段となります。
（５）リモートアクセスとステイホーム
中小企業の場合にステイホームが設備的に対応できないケースがありますが、思い切って経産省のIＴ導入補助金を取得するなどして、外部アクセスのセキュリティ機器を設置することが役立ちます。たとえば、急接近する台風に対し、通勤手段が止まって業務が止まってしまうということがあれば、営業的にも大打撃となります。そうならないために、設備投資を惜しまないことが大事です。社内ＮＡＳに外部からアクセスできれば、有事ならずとも、在宅勤務で事足りることはたくさんあります。 情報共有ツールの活用は大企業だけのことではありません。3名以上の組織ならその費用対効果は絶大です。ただし、その有効活用には条件があります。トップが設備投資とそのＩＴツール導入に積極的になること。そして、全員がその文化を取り込む決断と行動を起こすこと。そして、常に利用活性化に向けてお互いに情報の入力をこまめに抜けなく実施することを互いにけん制し合うことです。情報共有ツールを使いこなすことは、同業他社に差をつけるためにも必要不可欠なのです。時代の波に乗ることは、むしろ当たり前に実施していきたものです。
以 上
